Saya bukan profesor (atau bos), tetapi saya mendapat banyak e-mel daripada pelajar sekolah menengah yang saya mengawasi semasa bekerja sukarela. Sebagai penyelia, salah satu tanggungjawab utama saya adalah berkomunikasi dengan sukarelawan sekolah menengah sepanjang minggu, melalui e-mel. Lama kelamaan, saya telah menjadi - secara sukarela tetapi secara semula jadi - orang yang tepat untuk pertanyaan, kebimbangan, dan aduan mengenai pekerjaan sukarela dan organisasi. Sebelum saya mengetahuinya, saya menerima e-mel bukan sahaja dari sukarelawan yang saya awasi, tetapi juga dari pihak luar dengan pertanyaan (melihat #3 di bawah tentang menghantar e-mel seseorang yang anda tidak pernah mempunyai interaksi dengan sebelum).

Setelah tiga tahun "berulang-alik," saya sampai pada kesimpulan bahawa generasi muda yang berniat baik ini pasti dapat menggunakan pertolongan di bahagian etika e-mel.

Tetapi pelajar sekolah menengah bukanlah satu-satunya yang gagal menggunakan etika e-mel yang betul. Ramai pelajar kolej, dan graduan baru-baru ini, sama-sama tidak tahu apa-apa (dan mungkin dilihat sebagai lebih "tidak profesional" kerana mereka dijangka tahu lebih baik) ketika menghantar e-mel kepada profesor mereka dan lebih tinggi.

Harapan saya bagi sesiapa yang membaca artikel ini adalah mereka akan belajar dan mengamalkan etika e-mel penting ini dan e-mel mereka akan diberi perhatian serius. 

Menulis e-mel yang baik adalah MESTI di kolej dan di tempat kerja, jadi berhati-hatilah!

* Artikel ini disesuaikan dengan penulisan pelajar kepada profesor, tetapi anda boleh menukar "profesor" dengan "bos" jika anda bekerja.

1. Hubungi profesor anda secara profesional

"Dear Profesor [Nama Akhir]" akan menjadi titik permulaan yang baik.

Jika anda mempunyai interaksi dengan profesor sebelum ini, ia mungkin selamat untuk mengatakan "Hi Profesor [Nama Akhir]" tetapi ia mungkin tidak adalah idea yang baik untuk mengatakan "Hey" sebagai salam, tidak kira bagaimana "menutup" anda adalah untuk profesor.

+ Beberapa perkara yang perlu dipertimbangkan:

• Anda boleh menangani profesor sebagai Dr. jika mereka mempunyai PhD, tetapi "profesor" mungkin taruhan paling selamat anda, kerana sebahagian daripada mereka tidak mahu dipanggil sebagai "Doktor."

• Elakkan berkata "Puan" atau "Miss" atau "Encik" kerana tanpa mengira niat anda, yang boleh menyinggung perasaan atau buat kejanggalan yang tidak perlu. Selain itu, ini merupakan kolej kita berbicara tentang - kita merujuk kepada mereka sebagai "profesor."

• Tidak menangani mereka dengan nama pertama mereka kecuali mereka jelas memberi izin kepada kamu untuk berbuat demikian.

• Mengeja nama profesor itu dengan betul. Tuliskan sebenarnya seperti yang terdapat pada sukatan pelajaran - semak dua kali.

2. Mengakui profesor anda sebagai seorang individu

Anda mempunyai sebab tertentu untuk menghantar e-mel profesor anda, saya faham. Tetapi tidak melompat terus ke mata anda, bertanya atau meminta sesuatu daripada mereka. Menyedari bahawa mereka juga mempunyai kehidupan peribadi di luar academia- mereka mereka tidak peranan mereka.

Sama ada tulen atau tidak (walaupun keikhlasan sentiasa menunjukkan), ucapkan salam kepada guru besar anda dan kenali mereka sebagai individu. Anda boleh mengatakan sesuatu seperti "Saya harap anda mempunyai hujung minggu yang hebat!" Menambah ayat mudah ini dapat memberi perbezaan yang besar dalam respons yang anda dapat.

3. Perkenalkan diri anda

Benar-benar, silakan. Dalam pengalaman peribadi saya, e-mel yang paling mengecewakan yang saya terima adalah e-mel di mana orang itu gagal memperkenalkan dirinya (Saya tidak tahu siapa dia) Dan melompat terus ke "titik," sudah melanggar peraturan # 1- # 3.

Saya mahu secara sukarela tetapi saya tidak tahu bagaimana.

Itulah e-mel yang saya perolehi (peribadi saya)) peti masuk. Tidak ada salam, tidak ada perkenalan, tidak ada budi bahasa.

Seperti yang saya membaca e-mel, yang secara harfiah membawa saya 2 saat, saya berfikir kepada diri saya sendiri: Saya tidak tahu siapa anda, bagaimana anda mendapat e-mel saya, dan mengapa anda fikir saya harus mengabulkan permintaan anda, jika, sekali lagi, saya bahkan tidak mengenali anda.

Tetapi mengetepikan kekurangan profesionalisme (dan kegusaran saya), saya membalas dengan semua perincian tentang bagaimana dia boleh melamar menjadi sukarelawan (yang dia boleh mudah didapati di laman web - lihat #4 bawah), Hanya untuk mendapatkan balasan 9-perkataan sama tidak profesional: "Oh, maaf. Saya sebenarnya tidak fikir saya boleh menjadi sukarelawan. "

Saya berharap saya tidak perlu mengulas lanjut.

Dengan cara yang sama, jika anda seorang pelajar, jangan menganggap bahawa profesor mengenali anda. Dan yang lebih penting, jangan membuat profesor berusaha untuk mengetahui siapa anda. Anda haruslah memberikan semua maklumat yang diperlukan, seperti nombor pengenalan pelajar anda, bahagian kelas, nombor kursus, dll.

Perkara ini sangat penting jika anda menghantar e-mel kepada profesor anda untuk kali pertama, atau jika anda tidak pernah berinteraksi dengannya. Sekiranya ada, masih ada idea yang baik untuk mengingatkan profesor - misalnya, anda boleh mengatakan, "Saya gadis yang tinggal di belakang kelas untuk bertanya tentang anda dan sebagainya."

4. Terangkan mengapa anda menulis

Kini akhirnya masa untuk mendedahkan sebab sebenar anda untuk menulis. Adakah anda perlu membuat temujanji untuk melihat profesor di luar waktu pejabat? Adakah anda mempunyai jadual peperiksaan yang bertentangan? Apa pun, buatlah ringkas dan mudah, tetapi bersikap sopan. Jangan berpusing-pusing, jangan membuat alasan, dan jangan memberikan perincian yang berlebihan. Profesor anda mengambil berat tentang apa yang boleh dia lakukan untuk anda, bukan mengapa mereka Sekiranya melakukan sesuatu untuk anda (mereka tidak perlu, kemungkinan besar).

SEBELUM MENGHANTAR EMAIL BAHAWA, tanya diri anda soalan-soalan ini:

a) Apakah maklumat yang saya sedang mencari sudah dalam sukatan pelajaran?

b) Bolehkah seorang rakan sekelas menjelaskan atau menyelesaikan masalah ini untuk saya?

c) Adakah profesor sebenarnya satu-satunya orang yang boleh menjawab soalan saya atau menyelesaikan masalah saya?

5. Sertakan seruan untuk bertindak (sopan).

Seruan tindakan yang indah, bukan sahaja dalam dunia jualan dan pemasaran, tetapi juga dalam kehidupan seharian kita. Seruan tindakan tidak arahan, tetapi permintaan. Sebelum anda menamatkan e-mel anda, menyusun semula atau menyerlahkan permintaan anda (s) dan meminta profesor jika dia / dia boleh menangani isu ini (s) anda dibesarkan. Anda boleh melakukan ini dengan mengatakan sesuatu seperti, "Saya sangat menghargai jika anda boleh membantu saya dengan [isu]" atau "Sila beritahu saya apabila masa terbaik adalah untuk anda -. Saya suka bercakap dengan anda secara peribadi"

6. Terima kasih kepada profesor

Yang ini cukup jelas, tetapi pelajar lupa melakukan ini sepanjang masa! Semasa anda menutup e-mel anda, terima kasih kepada profesor kerana meluangkan masa untuk membaca e-mel anda. Ini adalah kesopanan biasa.

7. Ikuti, tetapi jangan menuntut

Sekiranya anda tidak mendapat sambutan, tunggu. Dan tunggu lagi (jika tidak terlalu mendesak). Setelah anda menunggu "cukup", ikuti dengan lembut. Jangan salahkan profesor kerana mengabaikan anda atau lupa untuk memberi tindak balas - profesor itu mungkin mempunyai masalah yang lebih mendesak dan mendesak untuk dijaga, atau e-mel anda mungkin sengaja tersembunyi di bawah e-mel lain.

Apabila anda menghantar follow anda e-mel, menghantar e-mel asal anda, tetapi masih mengingatkan profesor apa permintaan asal anda. Dan kemudian hanya membiarkan dia / dia tahu bahawa anda masih menunggu jawapan.

[Divider]

Itu sahaja! Jika anda telah mengikuti langkah-langkah 7, anda telah melakukan semua yang anda boleh (atau minimum yang terdedah).

Dapat menulis e-mel yang baik, profesional tidak adalah satu kelebihan yang semata-mata di kolej, tetapi satu keperluan. Anda akan menghantar e-mel profesor, rakan sekelas, bos, dan juga rakan-rakan untuk sepanjang hidup anda, jadi anda juga mungkin belajar untuk melakukannya dengan betul.

Sila sila sila, sebelum anda menekan bahawa "menghantar" butang, pastikan anda menjadi jelas dalam komunikasi anda dan berbudi bahasa dengan cara anda.

[Divider]

LIHAT JUGA: Apa yang saya Learned selepas Mengkaji Beratus Permohonan Biasiswa (+ 5 Pro Tips)